4. Melaksanakan Penyerahan Lapangan kepada PJ (Penyedia
Jasa)
Setelah penandatanganan kontrak
PPK menyerahkan lapangan kepada PJ. Pada saat penyerahan lapangan dihadiri oleh
PPK, Penyedia Jasa, Pengawas Lapangan, Konsultan Pengawas, Konsultan Perencana
dan pihak lain yang terkait. Pada saat penyerahan lapangan diadakan pengukuran
dan mencocokkan gambar perencanaan apakah sesuai dengan kondisi lapangan. Hal –
hal yang ditemui di lapangan dicatat dan dibuatkan Berita Acara Penyerahan
Lapangan yang ditandatangani semua yang hadir. Apabila ditemui hal-hal yang
mengakibatkan perubahan perencanaan yang mengakibatkan perubahan volume
pekerjaan supaya diadakan perhitungan bersama antara pengawas lapangan,
pelaksana penyedia jasa dan konsultan pengawas. Perubahan yang mempengaruhi
perhitungan konstruksi dan perubahan spesifikasi dimintakan pertimbangan /
saran ke konsultan perencana dan diputuskan oleh PPK. Dengan diadakan
perhitungan volume kembali sesuai dengan kondisi lapangan, akan memudahkan
dalam membuat Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan (Time Schedule/ Kurva S) yang lebih
akurat sehingga control pekerjaan akan lebih mudah. RAB awal yang kurang sesuai
dengan kondisi lapangan akan membuat Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan kurang
akurat. RAB yang sesuai dengan kondisi lapangan akan menghasilkan perhitungan
kebutuhan material, kebutuhan pekerja dan waktu penyelesaian pekerjaan yang
mendekati real. Apabila kontrak Lump Sum, PJ secara intern harus membuat RAB
yang sesuai kondisi lapangan, sementara PPK berpedoman pada kontrak
(spesifikasi teknis dan gambar perencanaan). Pemeriksaan akhir pekerjaan pada
kontrak lump sum berpedoman pada spesifikasi dan gambar.
5. Mengadakan Pre Construction
Meeting (PCM)
PPK mengadakan Pre Construction
Meeting dengan mengundang Penyedia Jasa (PJ) Pemborongan / Kontraktor,
Konsultan Perencana, Konsultan Pengawas dan P2HP (Pantia Penerima Hasil
Pekerjaan). PJ memaparkan Rencana Mutu Kontrak yang memuat Metode Pelaksanaan,
Jadwal Waktu Pelaksanaan, Struktur Organisasi, Keselamatan Kerja dan hal-hal
lain yang menyangkut pelaksanaan kontrak. Dari pemaparan tersebut Konsultan
pengawas, konsultan perencana dan semua pihak yang hadir memberikan masukan
maupun pertanyaan. Dengan PCM hal-hal yang diperkirakan menjadi kendala dapat
diantisipasi dari awal. Konsultan Pengawas juga memaparkan program pengawasan
yang akan dilakukan dan struktur organisasi konsutan pengawas. Konsultan
perencana memberikan masukan mengenai hal-hal teknis maupun memberikan
keputusan apabila ada perbedaan antara gembar dab spesifikasi teknis dengan
memperhatikan saran dan masukan dari berbagai pihak yang hadir.
6. Site Meeting
Tiap seminggu sekali atau pada
saat terjadi hal-hal yang penting yang harus diputuskan, PPK mengadakan site meeting. Selain membahas
progress pekerjaan, juga membahas kendala yang terjadi sehingga setiap kendala
maupun keterlambatan bisa dideteksi dari awal. Setiap meeting dibuatkan Berita
Acara yang ditandatangani kedua belah pihak. Pada saat site meeting PJ dapat
memberikan contoh material yang dipasang, konsultan pengawas mengecek material
tersebut apakah sudah sesuai dengan spesifikasi, PPK tinggal memilih salah satu
contoh yang memenuhi spesifikasi atas rekomendasi konsultan Pengawas.
Permintaan approval material bisa dilaksanakan setiap saat tanpa harus menunggu
site meeting. Dengan pemantauan progress yang teratur diharapkan tidak terjadi
keterlambatan yang menjadi momok bagi para PPK, terutama apabila akhir kontrak
jatuh pada bulan Desember. Hal ini biasanya terjadi pada pekerjaan konstruksi
yang perencanaan DED dan pelaksanaan
fisik pekerjaan dalam satu anggaran.
Kita para PPK sangat mengetahui
resikonya, tetapi kadang karena pekerjaan tersebut mendesak untuk segera
dilaksanakan padahal belum direncanakan, mau tidak mau PPK tidak bisa menghindar/
menolak. Tapi jangan kuatir PJ yang professional (punya modal) dan Konsultan
pengawas yang handal dapat melaksanakan kontrak tepat waktu. Kalau terjadi
keterlambatan atau pekerjaan tidak selesai, PPK harus mempunyai laporan
(administrasi yang lengkap) mengenai penyebab keterlambatan. Kalau
keterlambatan karena kesalahan PJ, PPK harus tegas memutuskan sesuai dan
memberikan sanksi yang tegas sesuai dengan Peraturan yang berlaku. Kalau
keterlambatan bukan kesalahan PJ, PPK juga harus mempunyai back up laporan dan
foto-foto dokumentasi yang mendukung, sehingga bisa memutuskan yang terbaik
tanpa merugikan kedua belah pihak.
7. Dokumentasi Pekerjaan
PPK harus mempunyai Dokumentasi
pekerjaan yang lengkap, sehingga memudahkan pada saat diperiksa oleh Instansi Pemeriksa
(Inspektorat, BPK, dll). Jangan hanya mengandalkan dokumentasi dari PJ maupun
Konsultan Pengawas. PPK bisa memerintahkan Pengawas lapangan atau staf
administrasi untuk membuat dokumentasi.
Hal-hal yang tidak terlihat/ tertimbun tanah wajib didokumentasikan.
8. Pemeriksaan Pekerjaan
Walaupun sudah ada Pengawas
Lapangan dan Konsultan Pengawas, PPK wajib memeriksa pekerjaan secara rutin
sehingga mengetahui laporan yang disampaikan sesuai dengan kondisi real
lapangan. PPK jangan hanya menerima laporan saja tanpa mengecek kebenarannya di
lapangan. Semakin sering semakin baik, terutama untuk pekerjaan yang kompleks
seperti pembangunan gedung. Pekerjaan yang sederhana juga perlu dicek
kondisinya.
Sebelum pembayaran termin
pekerjaan, diadakan pemeriksaan pekerjaan oleh P2HP. PPK jangan menjadwalkan
pemeriksaan sebelum ada laporan progress pekerjaan mencapai progress minmal yang dipersyaratkan
dalam kontrak untuk pembayaran termyn pekerjaan. Laporan mingguan yang memuat
progress tersebut harus sudah ditandatangani oleh Pengawas lapangan, PJ dan
Konsultan Pengawas.
P2HP memeriksa progress pekerjaan
berdasarkan laporan mingguan terakhir dengan melihat back up perhitungan volume
pekerjaan dan mencocokkannya dengan kondisi lapangan apakah sudah sesuai. Untuk
pekerjaan yang tidak terlihat seperti pondasi, P2HP meminta dokumentasi untuk
meyakinkan pekerjaan tersebut sudah dilaksanakan. Apabila P2HP ragu bisa
meminta PJ untuk menggali pekerjaan tersebut untuk memastikan mutu dan ukurannya apakah sudah sesuai perencanaan.
9. Ketertiban Penyampaian Laporan
Pekerjaan dinyatakan selesai 100%
berdasarkan perhitungan volume pekerjaan dan kondisi lapangan sesuai dengan
perhitungan back volume pekerjaan setelah diperiksa P2HP. Konsultan Pengawas
maupun PJ membuat laporan secara rutin sehingga pada saat pekerjaan konstruksi
selesai 100%, laporan/ administrasi pekerjaan juga sudah selesai/ lengkap.
Jangan sampai PJ berkeyakinan pekerjaan sudah selesai, tetapi tidak mempunyai
laporan perhitungan volume yang menunjukkan bahwa pekerjaan sudah selesai 100%.
10. Masa Pemeliharaan
Kepada PJ yang tidak melakukan
pemeliharaan sampai masa pemeliharaan habis, PPK harus tegas mengenakan sanksi
sesuai kontrak/ Peraturan yang berlaku. PJ yang professional tanpa diingatkan
akan melakanakan pemeliharaan tanpa diminta/ diingatkan. Kepada PJ yang bandel,
PPK memberikan teguran secara tertulis, apabila sampai 3 kali tidak digubris,
PPK berhak mengusulkan kepada Pengguna Anggaran untuk memblacklist PJ tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar