Pentingnya Buku Direksi dalam Pekerjaan Konstruksi

Progress suatu pekerjaan konstruksi tertuang dalam laporan mingguan maupun laporan bulanan. Untuk komunikasi antara pemborong/ penyedia jasa (PJ) dengan direksi (PPK, pengawas lapangan, konsultan pengawas), PJ wajib menyiapkan Buku Direksi. Banyak pelaku pekerjaan konstruksi yang menganggap remeh buku direksi. Padahal dengan peran aktif masing-masing pelaku untuk mengisi dan menanggapi buku direksi, suatu pekerjaan konstruksi dapat terdata/ terdokumentasi dengan baik. 

Kiat-Kiat Menjadi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), bagian 2

4. Melaksanakan Penyerahan Lapangan kepada PJ (Penyedia Jasa)

Setelah penandatanganan kontrak PPK menyerahkan lapangan kepada PJ. Pada saat penyerahan lapangan dihadiri oleh PPK, Penyedia Jasa, Pengawas Lapangan, Konsultan Pengawas, Konsultan Perencana dan pihak lain yang terkait. Pada saat penyerahan lapangan diadakan pengukuran dan mencocokkan gambar perencanaan apakah sesuai dengan kondisi lapangan. Hal – hal yang ditemui di lapangan dicatat dan dibuatkan Berita Acara Penyerahan Lapangan yang ditandatangani semua yang hadir. Apabila ditemui hal-hal yang mengakibatkan perubahan perencanaan yang mengakibatkan perubahan volume pekerjaan supaya diadakan perhitungan bersama antara pengawas lapangan, pelaksana penyedia jasa dan konsultan pengawas. Perubahan yang mempengaruhi perhitungan konstruksi dan perubahan spesifikasi dimintakan pertimbangan / saran ke konsultan perencana dan diputuskan oleh PPK. Dengan diadakan perhitungan volume kembali sesuai dengan kondisi lapangan, akan memudahkan dalam membuat Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan (Time Schedule/ Kurva S) yang lebih akurat sehingga control pekerjaan akan lebih mudah. RAB awal yang kurang sesuai dengan kondisi lapangan akan membuat Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan kurang akurat. RAB yang sesuai dengan kondisi lapangan akan menghasilkan perhitungan kebutuhan material, kebutuhan pekerja dan waktu penyelesaian pekerjaan yang mendekati real. Apabila kontrak Lump Sum, PJ secara intern harus membuat RAB yang sesuai kondisi lapangan, sementara PPK berpedoman pada kontrak (spesifikasi teknis dan gambar perencanaan). Pemeriksaan akhir pekerjaan pada kontrak lump sum berpedoman pada spesifikasi dan gambar.

5. Mengadakan Pre Construction Meeting (PCM)

PPK mengadakan Pre Construction Meeting dengan mengundang Penyedia Jasa (PJ) Pemborongan / Kontraktor, Konsultan Perencana, Konsultan Pengawas dan P2HP (Pantia Penerima Hasil Pekerjaan). PJ memaparkan Rencana Mutu Kontrak yang memuat Metode Pelaksanaan, Jadwal Waktu Pelaksanaan, Struktur Organisasi, Keselamatan Kerja dan hal-hal lain yang menyangkut pelaksanaan kontrak. Dari pemaparan tersebut Konsultan pengawas, konsultan perencana dan semua pihak yang hadir memberikan masukan maupun pertanyaan. Dengan PCM hal-hal yang diperkirakan menjadi kendala dapat diantisipasi dari awal. Konsultan Pengawas juga memaparkan program pengawasan yang akan dilakukan dan struktur organisasi konsutan pengawas. Konsultan perencana memberikan masukan mengenai hal-hal teknis maupun memberikan keputusan apabila ada perbedaan antara gembar dab spesifikasi teknis dengan memperhatikan saran dan masukan dari berbagai pihak yang hadir.

6. Site Meeting

Tiap seminggu sekali atau pada saat terjadi hal-hal yang penting yang harus diputuskan, PPK  mengadakan site meeting. Selain membahas progress pekerjaan, juga membahas kendala yang terjadi sehingga setiap kendala maupun keterlambatan bisa dideteksi dari awal. Setiap meeting dibuatkan Berita Acara yang ditandatangani kedua belah pihak. Pada saat site meeting PJ dapat memberikan contoh material yang dipasang, konsultan pengawas mengecek material tersebut apakah sudah sesuai dengan spesifikasi, PPK tinggal memilih salah satu contoh yang memenuhi spesifikasi atas rekomendasi konsultan Pengawas. Permintaan approval material bisa dilaksanakan setiap saat tanpa harus menunggu site meeting. Dengan pemantauan progress yang teratur diharapkan tidak terjadi keterlambatan yang menjadi momok bagi para PPK, terutama apabila akhir kontrak jatuh pada bulan Desember. Hal ini biasanya terjadi pada pekerjaan konstruksi yang perencanaan  DED dan pelaksanaan fisik pekerjaan dalam satu anggaran.

Kita para PPK sangat mengetahui resikonya, tetapi kadang karena pekerjaan tersebut mendesak untuk segera dilaksanakan padahal belum direncanakan, mau tidak mau PPK tidak bisa menghindar/ menolak. Tapi jangan kuatir PJ yang professional (punya modal) dan Konsultan pengawas yang handal dapat melaksanakan kontrak tepat waktu. Kalau terjadi keterlambatan atau pekerjaan tidak selesai, PPK harus mempunyai laporan (administrasi yang lengkap) mengenai penyebab keterlambatan. Kalau keterlambatan karena kesalahan PJ, PPK harus tegas memutuskan sesuai dan memberikan sanksi yang tegas sesuai dengan Peraturan yang berlaku. Kalau keterlambatan bukan kesalahan PJ, PPK juga harus mempunyai back up laporan dan foto-foto dokumentasi yang mendukung, sehingga bisa memutuskan yang terbaik tanpa merugikan kedua belah pihak.

7. Dokumentasi Pekerjaan

PPK harus mempunyai Dokumentasi pekerjaan yang lengkap, sehingga memudahkan pada saat diperiksa oleh Instansi Pemeriksa (Inspektorat, BPK, dll). Jangan hanya mengandalkan dokumentasi dari PJ maupun Konsultan Pengawas. PPK bisa memerintahkan Pengawas lapangan atau staf administrasi untuk membuat dokumentasi.  Hal-hal yang tidak terlihat/ tertimbun tanah wajib didokumentasikan.

8. Pemeriksaan Pekerjaan

Walaupun sudah ada Pengawas Lapangan dan Konsultan Pengawas, PPK wajib memeriksa pekerjaan secara rutin sehingga mengetahui laporan yang disampaikan sesuai dengan kondisi real lapangan. PPK jangan hanya menerima laporan saja tanpa mengecek kebenarannya di lapangan. Semakin sering semakin baik, terutama untuk pekerjaan yang kompleks seperti pembangunan gedung. Pekerjaan yang sederhana juga perlu dicek kondisinya.

Sebelum pembayaran termin pekerjaan, diadakan pemeriksaan pekerjaan oleh P2HP. PPK jangan menjadwalkan pemeriksaan sebelum ada laporan progress pekerjaan  mencapai progress minmal yang dipersyaratkan dalam kontrak untuk pembayaran termyn pekerjaan. Laporan mingguan yang memuat progress tersebut harus sudah ditandatangani oleh Pengawas lapangan, PJ dan Konsultan Pengawas.

P2HP memeriksa progress pekerjaan berdasarkan laporan mingguan terakhir dengan melihat back up perhitungan volume pekerjaan dan mencocokkannya dengan kondisi lapangan apakah sudah sesuai. Untuk pekerjaan yang tidak terlihat seperti pondasi, P2HP meminta dokumentasi untuk meyakinkan pekerjaan tersebut sudah dilaksanakan. Apabila P2HP ragu bisa meminta PJ untuk menggali pekerjaan tersebut untuk memastikan mutu dan  ukurannya apakah sudah sesuai perencanaan.

9. Ketertiban Penyampaian Laporan

Pekerjaan dinyatakan selesai 100% berdasarkan perhitungan volume pekerjaan dan kondisi lapangan sesuai dengan perhitungan back volume pekerjaan setelah diperiksa P2HP. Konsultan Pengawas maupun PJ membuat laporan secara rutin sehingga pada saat pekerjaan konstruksi selesai 100%, laporan/ administrasi pekerjaan juga sudah selesai/ lengkap. Jangan sampai PJ berkeyakinan pekerjaan sudah selesai, tetapi tidak mempunyai laporan perhitungan volume yang menunjukkan bahwa pekerjaan sudah selesai 100%.

10. Masa Pemeliharaan

Kepada PJ yang tidak melakukan pemeliharaan sampai masa pemeliharaan habis, PPK harus tegas mengenakan sanksi sesuai kontrak/ Peraturan yang berlaku. PJ yang professional tanpa diingatkan akan melakanakan pemeliharaan tanpa diminta/ diingatkan. Kepada PJ yang bandel, PPK memberikan teguran secara tertulis, apabila sampai 3 kali tidak digubris, PPK berhak mengusulkan kepada Pengguna Anggaran untuk memblacklist PJ tersebut.

Kiat- Kiat Menjadi Pejabat Pembuat Komitmen, bagian 1

Sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau istilah sekarang Aparatur Sipil Negara (ASN) sesuai UU no. 5 tahun 2014, menjadi PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah hal yang ditakuti dan ada yang sengaja menghindar. Tugas dan tanggung jawab PPK terutama PPK pekerjaan konstruksi memang berat karena harus bertanggungjawab dari pelelangan sampai pekerjaan fisik selesai. Tapi ada pula yang bangga menjadi PPK karena tidak tahu resikonya, atau alasan lain, menjadi PPK berarti ada peluang- peluang yang bisa dimanfaatkan. Jangan menjadi PPK apabila hanya untuk sombong. Ingat peluang untuk berbuat curang semakin kecil dan ingat atau bayangkan pada saat diperiksa dan ingat resiko atau konsekuensi hukum apabila berbuat curang.

Saya ingin berbagi pengalaman dan ingin mendapat masukan serta solusi ataupun diskusi dari Anda agar kedepannya kita bisa lebih baik. Karena saya yakin banyak teman- teman yang ingin menjadi PPK yang baik karena takut resiko dan takut kepada Allah SWT.

Sebagai ASN kita harus menyadari bahwa kita adalah abdi negara yang siap melayani masyarakat. Alangkah tidak bijaksana menghindar menjadi PPK, karena tugas PPK sungguh mulia. Apabila kita melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai PPK dengan sebaik- baiknya dengan hati bersih, berarti ikut berperan dalam mensejahterakan masyarakat dan membangun negara ini. Tugas dan tanggung jawab PPK memang tidak ringan, dan resikonya juga besar. Agar menjadi PPK yang sukses dan terhindar dari resiko, berikut kiat- kiatnya:
1. Mengerti dan Memahami cara menyusun HPS
Untuk PPK yang bukan berlatar belakang Teknik (sipil, arsitektur) memang sulit dan berat. Hal ini bisa didelegasikan ke Konsultan Perencana, PPK tetap harus cek harga di pasaran dalam menentukan HPS (harga perkiraan sendiri). Ingat HPS disusun oleh PPK sebagaimana tercantum dalam Perpres 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah.
2. Mengerti Spesifikasi Teknis Pekerjaan yang akan dilelangkan
Kendalanya sama seperti no. 1. Bisa konsultasi dengan Konsultan Perencana pada saat menyusun spesifikasi teknis. Minta alternatif - alternatif lain pada Konsultan, PPK tinggal menentukan mana yang terbaik dari sisi harga dan kualitas.
3. Kedua belah pihak hadir pada saat penandatanganan surat perjanjian.
Pada saat penandatanganan kontrak/ surat perjanjian maupun SPK, kedua belah Pihak harus bertemu langsung (tidak diwakilkan), kecuali ada surat kuasa yang disahkan oleh Notaris. Jangan anggap sepele hal ini, jangan mau menerima alasan apapun dari penyedia jasa/ kontraktor apabila tidak bisa hadir. Hal ini untuk menghindari jual beli proyek oleh pemenang lelang atau permainan oknum yang tidak bertanggung jawab. Sebelum penandatangan, PJ menyerahkan Jaminan Pelaksanaan yang diterbitkan oleh Bank. PPK menjelaskan secara garis besar isi surat perjanjian, tiap halaman diparaf oleh kedua belah pihak.
3. Mengetahui dan memahami isi kontrak/ surat perjanjian
Tentu saja PPK harus paham isi surat perjanjian. Tiap kali ada permasalahan, kedua belah pihak merujuk ke surat perjanjian.
bersambung.....